効率のよい仕事の行い方、仕事を行う上でのコミュニケーション
の取り方に関しては、企業で、働いている者にとっては、
常に意識しているところであります。
また、数多くの出版物もあり、学習されている方も多いと思います。
ただ、自分の仕事のやり方や仕事を進めるにあたっての関係者との
コミュニケーションの取り方は、一度身につけてしまうと、
習慣化され、見直す機会も少なく、
なかなか変えることができないのも事実です。
知らず知らずのうちに、自分流の仕事の仕方、
こうあるべきという思い込みで仕事を行っている場合があります。
管理職者は、より優れた職場へと職場を変革をしていくために、
常に新しい仕事へチャレンジしていかなければなりません。
そのためには、自分の仕事のやり方を見直し、
チェックすることも重要です。
今回は、自分の仕事のやり方と仕事を進めるにあたっての
関係者とのコミュニケーションの取り方について考えてみます。
■現状の仕事の行い方を見直す
自分の仕事の効率化を考える場合の実務的なポイントとしては、
下記のようなことが上げられます。
１．仕事を細かく切って、
一つひとつの仕事に対するゴールの時間を決める。
そのための仕事の方法、スピードを決める。
２．考える時間を決める。
３．自己満足になっていないか考えながら仕事をする。
お客様の視点で考える。
適正品質、原価（工数）、納期の視点で考える。
４．自分自身の必要以上のこだわりで仕事をしていないか考えてみる。
５．仕事をするときの自分の癖は何か考えてみる。自分の癖を知る。
６．意識的に作業スピードをアップする。
自分流の作業スピードになっていないか。
仕事を行うときの自分のペースややり方を変えるというのは、
ストレスもたまる面がありますが、変えてみて効率が上がると、
いろいろな仕事に反映でき、時間の余裕が生まれ、
他の仕事ができる、精神的に余裕ができるなどの
効果を獲得することができます。
■仕事をする関係者（お客様、上司、部下、同僚）
との打ち合わせは計画的に行う。
打合せの頻度、時期、内容を計画する。
最初に計画を立て、進捗に合わせてその計画を見直していく。
人とコミュニケーションを取るのが苦手という
管理職者の方を多くお見受けします。
また、経営者の方から、管理職者が自分へ必要な報告をしない、
お客様から、仕事の進め方に関して
自社の管理職者に関するクレームがくる、
管理職者と部下の間の報告、連絡、相談ができていないなど、
管理職者のコミュニケーションの取り方に関する
ご相談をよく受けることがあります。
コミュニケーションと一言でくくってしまうと、
何を改善するとよいのか分からないという状況になってしまします。
あたりまえのことですが、職場におけるコミュニケーションとは、
仕事を進めるにあたってのその仕事の関係者との
打ち合わせを行うことと言えます。
管理職者にとって、仕事を進めるにあたって、
関係者と必要な打合せを行うというのは、
重要な仕事、役割となります。
一方、管理職者の方は、基本的には、自分の部署の仕事に関しては、
関係者との打合せを行うのか、行わないのか、
行うとするといつ行うのか、そのときに何を話すのかなどを、
自分の意志で自由に決めることができる立場にいらっしゃいます。
仕事を進めるにあたっての打合せの頻度や日時、内容といったものは、
仕事の性質を考えて管理職者が的確に判断し決めるものです。
このような関係者の方との打ち合わせの
頻度や日時、内容を管理職者の方が決める際に、
いろいろな不備が発生しているというのが現状です。
仕事を進めるにあたっては、
関係者との方の打合せを計画的に行うことが非常に重要です。
あらかじめ、仕事の開始時に、関係者との打ち合わせの
頻度、日時、内容を具体的に決めておき、
仕事の進捗に合わせて、必要があれば、内容を変更することが必要です。
計画を組む時に踏まえておくべきポイントは、下記の2点となります。
（１）打合せの目的は、仕事の付加価値の向上、効率化、
新たなビジネスチャンスの獲得であることを踏まえる。
（２）最小の時間で、最大の効果が獲得できる打ち合わせ行う。
仕事を行う関係者との打ち合わせを行う場合の
具体的な注意点は下記のようなことです。
１．お客様との打ち合わせの頻度、時期、内容を計画する
・打ち合わせの日時を、基本的には仕事の区切り区切りではなく、
週1回とか、月1回とか日時をあらかじめ決める。
・仕事の進捗状況を伝える。
・自分の考え、意思を伝える。
より一層の付加価値をつけるための提案をする。
一方的ではなく相手の意向を確認しながら行う。
・お客様の考え、イメージをよく聴く。
・お客様に、この内容・方法・仕事の進め方でよいか確実に確認する。
・リピート受注を獲得する。次回はより大きな受注を
獲得するということを常に意識して会話を行う。
・仕事が立て込んで忙しいなど、自社や自分の都合で、
一方的に仕事を断ったりは、絶対にしない。
すぐ返答ができない時は、上司や社内で相談しますと一旦返答を保留する。
２．上司との打ち合わせの頻度、時期、内容を計画する
・打ち合わせの日時を、基本的には仕事の区切り区切りではなく、
週1回とか、月1回とか日時をあらかじめ決める。
・仕事の進捗状況を伝える。
・相談すべきことを相談する。
・自分の考え、意思を伝える。提案する。
一方的ではなく上司の意向を確認しながら行う。
・教えて欲しいことを聴く。
・何か自分が気づいていないことはないかを聴く。
・この内容・方法でよいか確実に確認する。
・お客様への報告内容を確認する。
・部下の状況を報告する。
３．部下との打ち合わせの頻度、時期、内容を計画する
・打ち合わせの日時を、基本的には仕事の区切り区切りではなく、
週1回とか、月1回とか日時をあらかじめ決める。
・仕事の進捗状況をよく聴く。知る。
・部下の考え、提案を聴く。
・何故、部下がこのような進捗状況なのか、
なぜ部下がこのような提案をするのか考える。
その考えを部下に確認する。
・部下が仕事を遂行するにあたって必要なアドバイスを行う。
・仕事を通して部下の能力を向上させるために
アドバイスすべきことを考えて伝える。
・部下の進捗状況を把握した上で、部署として、
会社として対処すべきことを考えて、必要な手を打つ。
・上記の内容も踏まえて、毎日の声掛けを計画的、意識的に行う。
４．同僚との打ち合わせの頻度、時期、内容を計画する
・打ち合わせの日時を、基本的には仕事の区切り区切りではなく、
週1回とか、月1回とか日時をあらかじめ決める。
・仕事の進捗状況を確認し合う。
・確認すべき事項を確認する。
・お互いの考え、提案を確認し合う。
・お互いに分からないことを聴く。教え合う。
・上司に相談すべきことを確認する。
管理職者自身の仕事の仕方、コミュニケーションの取り方を見直すことにより、
部署全体や会社全体の仕事の生産性を大きく向上させることができます。
今一度、ご自身の仕事の仕方、コミュニケーションの取り方の見直しをお願い致します。